8 orientações estratégicas sobre administração de condomínio

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Atualmente, a administração de condomínio tem sido comparada à gestão de uma empresa. Para ser um síndico eficiente, é preciso estar atento a questões contábeis, trabalhistas, administrativas e também relacionadas à comunicação. Para ajudar nessa missão, a AMC Construtora, com expertise de quase três décadas no mercado imobiliário, elencou oito orientações estratégicas que contribuem para tornar a rotina da gestão de condomínio mais prática, eficiente e harmônica.

 

1) Conheça a legislação

Qualquer decisão tomada pelo síndico precisa ter respaldo do Código Civil, do regulamento interno ou da convenção do próprio condomínio. Por isso, é essencial ler os documentos com atenção, pois eles são peça-chave para a resolução de muitos dos conflitos que costumam ocorrer.

Dica: tenha sempre por perto uma cópia dos documentos.

 

2) Seja organizado

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Ser síndico é saber lidar com uma série de documentos, notas fiscais e atas que precisam ser arquivadas. Organização é indispensável para ter controle sobre onde está cada item. Além do mais, anualmente ocorre a prestação de contas aos condôminos, e os dados só serão precisos se houver controle sobre todas as entradas e saídas. Por isso, arquive todos os papéis em uma pasta específica logo que recebê-los.

Dica: as planilhas em Excel podem contribuir para obter dados facilmente. Crie abas para tópicos distintos (colaboradores, manutenção, previsão orçamentária) e detalhe as entradas e saídas.

 

3) Entenda a rotina do condomínio

Converse com os funcionários da portaria sempre que possível, questione sobre a rotina de trabalho e saiba antecipadamente se é preciso intervir em algo. Outro ponto importante é acompanhar periodicamente o zelador e conferir a estrutura da edificação. Para completar, mantenha um cadastro atualizado com os dados dos moradores, pois podem ser úteis em determinadas situações, como em uma convocação de urgência.

Dica: essas tarefas devem integrar a rotina de síndico, portanto, programe dias e horários específicos para colocá-las em prática.

 

4) Fique atento à manutenção

É financeiramente mais barato investir na manutenção dos equipamentos e da estrutura do condomínio, do que deixar as coisas acumularem e não ter outra escolha além de reformar tudo, pois os gastos costumam ser significativamente maiores.

Dica: mantenha um contrato com fornecedores especializados em itens como tubulações, elevadores, portões eletrônicos, bombas d’água e sistema de segurança.

 

5) Preze por atas bem detalhadas

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Anote tudo que for discutido nas reuniões de condomínio e documente em detalhes. As informações contidas podem ser úteis para resolver dúvidas e também servem como documento sempre que alguém solicitar informações.

Dica: se achar conveniente e os presentes estiverem de acordo, grave as reuniões para garantir que todas os tópicos tenham sido documentados.

 

6) Comunique de forma clara e amigável

É comum ouvir relatos sobre divergências nos condomínios. Por isso, mantenha-se firme nas reuniões e também sempre que for preciso tomar uma decisão. O segredo é explicar tudo detalhadamente, de forma clara, sempre preservando o respeito com os moradores e funcionários.

Dica: preze por manter um clima amigável no condomínio, esforçando-se para não gerar atritos.

 

7) Ouça críticas e sugestões

Estar aberto para conversar, assim como para ouvir críticas e sugestões gera credibilidade e empatia junto aos condôminos. Fique atento às colocações, aprimore a gestão sempre que for necessário e argumente quando tiver justificativas.

Dica: alguns condomínios possuem canais específicos para que os moradores compartilhem sugestões sobre melhorias. Se for conveniente, procure um sistema adequado e implante também no seu condomínio.

 

8) Informe sobre o que está ocorrendo

Além de fazer uma gestão eficiente e honesta, é preciso que os condôminos fiquem sabendo do que está ocorrendo. Encontre formas de comunicar sobre as ações realizadas no mês, de que forma o dinheiro está sendo investido e quais foram os gastos.

Dica: envie aos condôminos um balancete mensal, dispare e-mails periódicos sobre o que está sendo feito e mantenha um mural de recados.

Agora que você está informado sobre as estratégias que envolvem a administração de condomínio, aproveite para conferir o Blog da AMC. O espaço concentra orientações que podem ser levadas aos condôminos nas reuniões, contribuindo com o dia a dia das famílias, como ‘Dicas para facilitar a coleta seletiva de lixo’ e ‘Soluções criativas para um apartamento sustentável’. Boa leitura!

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